Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 2024-04-02

ENGAGEMENT DE L’ENTREPRISE

AimLite Corp. s’engage à veiller à prendre les mesures appropriées au maintien de la sécurité de l’information qu’elle détient et assurer de la protection des renseignements personnels et confidentiels qu’elle collecte et traite.

La présente politique de confidentialité et de gestion des données personnelles témoigne de cet engagement et est élaborée en vertu des exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Les règles mises en place par AimLite Corp. tiennent compte des enjeux découlant de l’utilisation de la technologie et de l’environnement numérique.

OBJECTIF DE LA POLITIQUE

La présente politique a pour objectif d’informer les personnes de qui AimLite Corp. recueille, au moyen de la technologie, les renseignements personnels de ses pratiques de gestion et de traitement des données personnelles.

ACCEPTATION ET APPLICATION

Il est de la responsabilité des visiteurs de notre site de s’assurer d’avoir lu, compris et de consentir à nos pratiques de traitement des données personnelles avant l’utilisation de notre site Internet ou de la transmission de quelconque renseignement personnel par un moyen technologique.

Si vous n’adhérez pas à la présente politique, veuillez éviter de nous confier vos renseignements de manière électronique et d’utiliser notre site Internet.

MISES À JOUR

AimLite Corp. se réserve le droit de mettre à jour ou de modifier la Politique de confidentialité sans préavis. Lors d’une modification, la date de « Dernière mise à jour », se trouvant en haut de page, sera ajustée.

COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

AimLite Corp. collecte des renseignements personnels seulement lorsque ceux-ci sont nécessaires à une fin déterminée, en toute transparence et en ayant obtenu un consentement valide des personnes concernées, sauf dans les cas où le consentement n’est pas requis au sens de la loi.

Dans la présente politique, le terme « Renseignements personnels » désigne tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier ou de confirmer son identité.

Nous recueillons les renseignements personnels que vous fournissez lorsque vous communiquez avec nous, notamment en utilisant notre site Web. Les renseignements personnels que nous recueillons dans ce contexte comprennent votre nom, votre adresse de courrier électronique, votre numéro de téléphone et votre adresse IP. Nous utiliserons ces renseignements personnels pour répondre à votre demande ou pour vous envoyer les alertes-courriel auxquelles vous êtes abonné.

En plus des formulaires informatisés sur le site Internet, AimLite Corp. peut également recueillir des renseignements personnels aux moyens de formulaires, d’entretiens téléphoniques, de questionnaires, et ce, à différents moments, par exemple lorsque vous :

• Êtes un Client :
  • Ouverture de compte, accès et transactions sur notre système B2B;
• Parcourez notre site Internet;
• Consentez à recevoir des communications marketing;
• Participez à une enquête, un sondage ou à un concours via nos réseaux sociaux;
• Transmettez à AimLite Corp. tout document contenant des renseignements personnels;
• Contactez l’équipe de soutien à la clientèle ou service après-vente.

Dans le cadre d’un processus d’embauche :

Si vous postulez un emploi par l’intermédiaire de la page « Carrières » de notre site Web, nous recueillerons les renseignements personnels contenus dans votre dossier de candidature ou générés dans le cadre de votre demande d’emploi afin d’évaluer votre candidature et de déterminer s’il convient de vous offrir un emploi. Il s’agit de renseignements sur vos antécédents professionnels et vos qualifications, ainsi que votre nom, votre adresse résidentielle et vos coordonnées.

Si vous êtes embauché, les renseignements seront conservés, utilisés et communiqués conformément à notre politique sur la protection des renseignements personnels des employés.

Si vous ne recevez pas d’offre d’emploi ou que vous refusez une offre d’emploi, nous pouvons conserver ces renseignements pendant une période raisonnable dans l’éventualité où un poste approprié deviendrait vacant ou que vous postuliez de nouveau.

OBJECTIFS DE LA COLLECTE

Les objectifs visés par la collecte de renseignements personnels peuvent être :

• Pour fournir, maintenir, exécuter et améliorer nos services;
• Pour effectuer une recherche, du développement, produire des statistiques ainsi de que des analyses de données notamment en vue d’améliorer l’expérience client ou employé et comprendre vos besoins;
• Pour vous envoyer des communications qui pourraient vous intéresser, y compris des informations sur nos produits, nos services, promotions, ainsi que des actualités.

Nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels à l’interne ou à des tiers avec votre consentement, ou comme la loi peut le permettre ou l’exiger. Votre consentement peut être exprès ou implicite, selon les circonstances et le degré de sensibilité des renseignements personnels en question. Si vous nous fournissez des renseignements personnels, nous supposons que vous consentez à leur collecte, à leur utilisation et à leur communication, comme nous vous l’indiquons au moment de la collecte et comme il est décrit dans la présente politique.

DURÉE DE CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

AimLite Corp. conserve les renseignements personnels recueillis que pour la durée minimale requise par les délais légaux et réglementaires. Une fois les délais de conservation échus, les documents contenant des renseignements personnels sont détruits de manière sécuritaire, complète et définitive, que ceux-ci soient sur papier ou électronique.

Dans certains cas, AimLite Corp. pourrait anonymiser les renseignements personnels qu’elle détient à la place de les détruire complètement. L’anonymisation permet de rompre de manière définitive, irréversible et permanente, le lien entre les renseignements et votre identité. Le cas échéant, nous nous engageons à respecter les meilleures pratiques d’anonymisation reconnues.

LIEUX DE CONSERVATION ET SAUVEGARDE À L’ÉTRANGER

Vos renseignements personnels sont notamment conservés via des services Cloud (infonuagiques) dont les serveurs se trouvent principalement au Canada. Toutefois, vos renseignements personnels peuvent être conservés sur d’autres serveurs situés en dehors du Québec, comme aux États-Unis ou en Europe, où les lois sur la protection des renseignements personnels peuvent ne pas garantir une protection similaire à celle de votre juridiction. En consentant à la présente Politique de confidentialité, vous consentez aux sauvegardes à l’étranger.

COMMUNICATION ET ACCÈS À VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS PAR LES EMPLOYÉS OU DES TIERS

AimLite Corp. ne vend ni ne loue les renseignements personnels recueillis. Il peut arriver que vos renseignements personnels soient communiqués à des tiers, mais seulement avec votre consentement ou lorsque la loi l’autorise.

AimLite Corp. fait affaire avec des tiers fournissant des services en notre nom, y compris :

• Des services de maintenance de logiciels et de TI, des services infonuagiques, des services d’hébergement web et de traitement de données, des services juridiques, des services de gestion des ressources humaines et des services de recrutement.
• À un organisme de réglementation national ou international, à des agences gouvernementales ou à un organisme chargé de l’application de la loi, si cela est obligatoire en vertu de la loi.

Tous les fournisseurs, agents, affiliés et entrepreneurs externes travaillant au bénéfice de AimLite Corp. et qui ont accès à vos renseignements personnels sont tenus de protéger ces renseignements d’une manière qui est conforme à la présente politique de confidentialité. Vos renseignements personnels leur seront communiqués que dans la mesure où ce partage est nécessaire pour l’exécution de leur contrat ou la réalisation de leur mandat.

AimLite Corp. peut communiquer les renseignements personnels qu’elle détient si ceux-ci sont nécessaires pour la conclusion d’une transaction commerciale. Advenant qu’une transaction commerciale soit conclue, vous serez avisé si le tiers contractant continue de détenir vos renseignements. En aucun cas ces transactions ne permettent d’utiliser les renseignements personnels à d’autres fins que celles pour lesquelles vous avez consenti.

RISQUES RELIÉS À L’USAGE DE LA TECHNOLOGIE ET SÉCURITÉ

AimLite Corp. utilise les moyens technologiques pour collecter, conserver, utiliser, communiquer et détruire les renseignements personnels. Les mesures de sécurité et de cybersécurité appropriées sont mises en place à différents niveaux afin de protéger les renseignements personnels traités par des moyens technologiques.

Toutefois, malgré toutes ces mesures, l’usage de la technologie représente toujours un risque d’incident de confidentialité qui pourrait porter atteinte à la protection de vos renseignements. En confiant vos renseignements personnels à AimLite Corp., vous reconnaissez être conscients des risques découlant de l’usage de la technologie.

Les mesures de sécurité que nous avons mises en place comprennent les suivantes :

• mesures de sécurité physique (accès sécurisé à nos locaux et emplacements sécurisés pour nos équipements);
• mesures de sécurité administratives (autoriser l’accès à vos renseignements personnels uniquement aux employés en ayant besoin pour exercer leurs fonctions);
• mesures de sécurité technologiques (mots de passe, chiffrement de données, pare-feux).

INCIDENT DE CONFIDENTIALITÉ

Advenant que AimLite Corp. soit informée d’un incident portant atteinte à la confidentialité de vos renseignements personnels et que cet incident représente un risque que vous subissiez un préjudice sérieux, nous vous en aviserons par écrit. Dans un tel cas, la Commission d’accès à l’information serait également avisée.

Un incident de confidentialité consiste à tout accès, utilisation ou utilisation non autorisée d’un renseignement personnel, ainsi qu’à la perte de celui-ci ou toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement.

TÉMOINS DE CONNEXION (« COOKIES »)

Lorsque vous naviguez sur le site Internet de AimLite Corp., certaines informations pourraient être stockées sous la forme de témoins de connexion (aussi appelé « cookies »). Un témoin de connexion est un petit fichier de texte qui emmagasine des renseignements dans votre navigateur, sur le disque dur de votre ordinateur.

AimLite Corp. utilise ces témoins de connexion à des fins de ciblage comportemental et de reciblage dans le cadre de campagnes publicitaires web afin que des fournisseurs tiers, comme Google, puissent afficher des publicités pertinentes et adaptées à vos habitudes de navigation Internet. Le ciblage comportemental et le reciblage sont des outils de commercialisation qui identifient les comportements de visiteurs anonymes.

Aucun renseignement personnel n’est recueilli, utilisé ou communiqué au cours de ce processus. Nos fournisseurs de services ne connaissent ni votre nom, votre numéro de téléphone, votre adresse postale, votre adresse courriel, ni aucun autre renseignement qui permettrait de vous identifier personnellement.

VOS DROITS

Les renseignements personnels que vous nous confiez continuent de vous appartenir et vous avez le droit de demander d’y avoir accès, de les faire rectifier ou de retirer votre consentement.

• Droit d’accès : Vous pouvez demander à AimLite Corp. de confirmer l’existence des renseignements personnels détenus sur vous et le droit d’en exiger une copie. Des frais raisonnables pourraient vous être exigés pour la transcription, la reproduction ou la transmission de ces renseignements.
• Droit de rectification : Si vous remarquez que vos renseignements personnels détenus par AimLite Corp. sont inexacts, incomplets ou équivoques ou si leur collecte, leur communication ou leur conservation n’ont pas été exercées en respect de la loi, vous pouvez exiger que ceux-ci soient rectifiés.

• Droit de retirer votre consentement : Vous pouvez à tout moment décider de ne plus consentir à ce que vos renseignements personnels soient conservés, utilisés ou communiqués, sous réserve des règles légales qui pourraient limiter ce droit (ex. délais de conservation minimaux prévus par les lois fiscales).

PLAINTE

Si vous avez une plainte à formuler à l’égard de la protection des renseignements personnels ou du respect à la vie privée, nous vous invitons à nous transmettre un courriel à l’adresse privacy@ascotcapitalgroup.com et d’y inclure un résumé de la situation. Toute plainte est traitée de manière diligente et répondue dans un délai maximal de 30 jours ouvrables.

PERSONNE RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Pascal Auger, Vice-Président TI, est la personne responsable de la protection des renseignements personnels et s’assure du respect et de la mise en œuvre de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

Pour l’exercice de vos droits, le dépôt d’une plainte ou pour toutes questions ou commentaires à l’égard de la protection de vos renseignements personnels ou du traitement de ceux-ci par AimLite Corp., vous pouvez nous contacter aux coordonnées indiquées ci-dessous :

Courriel : privacy@ascotcapitalgroup.com

Téléphone : 514-342-1199 x1249